مفاهیم کنترل ، مدیریت پرو‍ژه و راهکار مدیریت پرو‍ژه سازمانی (EPM)
 
آخرین مطالب
 
صفحات
Project Summary Task در ماکروسافت پراجکت ۲۰۰۷

 

یکی از مواردی که در استفاده از نرم‌افزار ماکروسافت پراجکت توسط کاربران نادیده گرفته می‌شود سطح صفر پروژه ( Project Summary Task ) است . Project Summary Task فعالیتی است که زمان ،‌ کار و هزینه‌های تمام فعالیت‌های پروژه در آن خلاصه شده است .  استفاده از این عنوان در پروژه باعث می‌شود که به صورت اتوماتیک تمامی فعالیت‌های پروژه ( خلاصه فعالیت‌ها و فعالیت‌های سطوح پائین‌تر ) زیر مجموعه این سطح قرار گیرند و اطلاعات به صورت Rollup در فیلدهای این سطح از پروژه قرار گیرند. از مشخصات Project Summary Task می‌توان به نمایش در بالاترین ردیف برنامه زمانبندی و شماره ردیف صفر اشاره کرد.

 نمایش Project Summary Task

1. از منوی Tools گزینه Options را انتخاب کنید.

2. در تب View در بخش Outline options for …. چک باکس گزینه Show project summary task  را فعال کنید.


انواع نسخه‌های نرم افزار مایکروسافت پراجکت 2007

 یکی از سوالاتی که در ذهن برخی از عزیزان پیش آمده و چندین ایمیل و در برخی موارد حضوری از بنده سوال کردند تفاوت دو نسخه نرم افزار Microsoft Project است .

قبل از پرداختن به تفاوت دو نسخه نرم افزار ماکروسافت پراجکت به خاطر داشته باشید دو نسخه نرم افزار ماکروسافت پراجکت در بازار وجود دارد :

  1. Microsoft Office Project  Standard
  2. Microsoft Office Project Professional

Microsoft Office Project Standard

این نسخه از نرم افزار ماکروسافت پراجکت برای استفاده کاربر شخصی بسیار مناسب است. این نسخه کاربر را قادر می‌سازد موارد ذیل را انجام دهد :

  • ایجاد ساختار شکست کار (WBS) پروژه
  • مدیریت منابع مورد استفاده در پروژه
  • تنظیم و ویرایش خط مبناهای پروژه (Baselines)
  • پیگیری وضعیت پروژه
  • گزارش‌گیری از پروژه
  • سفارشی‌سازی نماها ، جداول ،‌ گزارشات و ….

Microsoft Office Project Professional

این نسخه از نرم افزار علاوه بر دارابودن موارد موجود در نسخه استاندارد به کاربران اجازه می‌دهد با نرم افزار پراجکت سرور (Project Server ) و پراجکت وب اکسس (Web Access Project) که زیرساخت راهکار مدیریت پروژه ماکروسافت (EPM) را تشکیل می‌دهند کار کنند و از راهکار مدیریت پروژه ماکروسافت جهت مدیریت پروژه‌های خود استفاده کنند.

اگر مایل هستید صرفاً عملیات کنترل پروژه را به صورت شخصی انجام دهید نسخه Standard نیاز شما را برآورده می‌کند ولی چنانچه در سازمانی مشغول به فعالیت هستید که مایل به اشتراک اطلاعات پروژه با اعضای تیم و سایر افراد هستید استفاده از نسخه Professional را به شما پیشنهاد می‌کنم.


مزایای استفاده از شرپوینت در سازمان‌ها

 شرپوینت یک پرتال اطلاع‌رسانی برای ذخیره و به روز رسانی حجم وسیع داده‌‌‌‌ها است. از این محصول  مایکروسافت می‌توان برای سایت‌‌‌‌های اینترنتی، اینترانتی و اکسترانتی  استفاده کرد. شرپوینت در سیستم مدیریت پروژه جامع یکی از نرم‌افزار‌‌‌های جانبی سیستم است که به اعضای تیم پروژه در امر ذخیره‌سازی و بایگانی تمام اطلاعات و سوابق اجرایی پروژه کمک می‌کند. همچنین با استفاده از شرپوینت می‌توان مستندات، وقایع، ‌ریسک‌‌‌‌ها و … را به هر فعالیت در پروژه نسبت داد تا در زمان مقرر بتوان به راحتی تاریخچه انجام فعالیت‌‌‌‌ها را مرور کرد.

آفیس شرپوینت پرتال سرور ۲۰۰۷ به کاربران، گروه‌‌‌‌ها، تیم‌‌‌‌های کاری و متخصصان امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات و یکپارچگی تیم را فراهم می‌کند.

شرپوینت شامل دو محصول زیر است:

  • آفیس شرپوینت پرتال سرور ۲۰۰۷
  • ویندوز شرپوینت سرویس ۳

ویندوز شرپوینت سرویس ٣ به طور نمونه توسط اعضای تیم، پروژه‌‌‌‌ها و سازمان ‌‌‌های کوچک و آفیس شرپوینت پرتال سرور ۲۰۰۷ برای اعضای تیم و پروژه‌‌‌‌ها با حجم بالای اطلاعات و سازمان‌‌‌‌های بزرگ و متوسط، طراحی شده است.

شرپوینت مجموعه‌ای از امکانات فوق‌العاده را در اختیار سازمان ‌‌‌ها قرار می‌دهد که با استفاده از آن می‌توان بیشتر فرآیند‌‌‌های یک سازمان را به راحتی پیاده‌سازی و اجرا کرد. از قابلیت‌‌‌‌های فوق‌العاده این فناوری همگرایی و هماهنگی آن با مجموعه Office است که آن را از تمام نمونه‌‌‌‌های مشابه متمایز می‌کند.

 

در ذیل برخی از مزایای استفاده از شرپوینت بیان شده است :

١.افزایش بازدهی تیم کاری با فراهم‌کردن ابزار‌‌‌های به اشتراک‌گذاری اطلاعات با کاربری آسان

با استفاده از شرپوینت می‌توان افراد را با اطلاعات و منابع مورد نیاز به یکدیگر مرتبط کرد. کاربران در این محیط می‌توانند به ایجاد فضا‌‌‌های کاری گروهی،‌ تقویم‌‌‌‌های کاری هماهنگ، سازماندهی مستندات و دریافت هشدار‌‌‌های مهم و موارد به روزرسانی با استفاده از ابزار‌‌‌های ارتباطی مانند اعلانات و اخطار‌‌‌ها بپردازند و الگو‌‌‌های بلاگ و صفحه‌های ویکی ایجاد کنند. کاربران سیار نیز با استفاده از به هنگام‌سازی برون شبکه‌ای می‌توانند به منابع اطلاعاتی دسترسی پیدا کنند.

٢. مدیریت آسان مستندات و اطمینان از ایجاد محتوای کامل و صحیح

شرپوینت با استفاده از مواردی مانند فعال‌کردن نیازمندی مستندات به غیر قابل دسترس بودن سایر افراد در هنگام ویرایش،‌ امکان مشاهده نسخه‌‌‌‌های مختلف مستندات، بازیابی نسخه‌‌‌‌های قبلی و ایجاد سطوح امنیتی بر روی مستندات، فضای مناسبی را برای مدیریت جامع مستندات فراهم می‌کند.

 

 


برچسب‌ها:
ایجاد نمای جدید در مایکروسافت پراجکت 2007

 در مطالب قبل در خصوص نمایش و ویرایش نماها در ماکروسافت پراجکت ۲۰۰۷ مطالبی ارائه شد در این بخش در رابطه با ایجاد نمای جدید در نرم افزار ماکروسافت پراجکت صحبت می‌کنیم.

برای ایجاد نمای جدید مراحل ذیل را دنبال کنید :

١. از منوی View گزینه More Views را انتخاب نمائید.

2. در پنجره More Views گزینه New را جهت ایجاد نمای جدید انتخاب نمائید.

٣. در پنجره Define New View با دو گزینه روبرو هستید :

  • Single View : نمایی که فقط شامل یک نما می‌باشد . دراین نما می‌توان اطلاعات را با توجه به نوع جدول ، گروه‌بندی و فیلتر مشاهده کرد .

Combination View‌: نمایی است که شامل دو نما می‌باشد . نمای پائین اطلاعات جزئی را درباره فعالیتها یا منابعی که در نمای بالا می‌باشد نمایش می‌دهد. برای مثال نمای Gantt Chart می‌تواند در نمای بالایی باشد و نمای Task Form در نمای پائین باشد. 

 


چرا پروژه‌ها با شکست روبرو می‌شوند؟

پروژه‌ در زمان شکل‌گیری با اهداف و انگیزه‌های متعالی شکل می‌گیرد ولی متاسفانه پس از شروع پروژه و در طول زمان کم‌کم با بحران‌های متعددی روبرو می‌شود که این بحران‌ها شکست پروژه را باعث می‌شوند.

دکتر J.Davidson یکی از  بهترین مدیران پروژه شرکت Oracles دلایل متعددی را برای شکست در پروژه‌ها عنوان کرده است که در ذیل به آنها اشاره شده است :

١. همزمان با روند اجرا و پیشرفت پروژه که اطلاعات کامل‌تر و جامع‌تری از پروژه بدست می‌آید تخمین‌ هزینه اولیه و زمانبندی متاسفانه به روز نمی‌شود و همین امر موجب نقص در روند اجرای پروژه و پیش‌بینی ادامه کار خواهد شد.

٢. برنامه زمانبندی و برنامه‌ریزی به درستی اجرا نشده و یا از آن به عنوان راهنما و مرجعی برای پروژه‌ها بعدی استفاده می‌کنند.

٣. مدیران پروژه به اندازه کافی آموزش‌های مربوط به مدیریت پروژه و مهارتهای پایه‌ای را ندیده‌اند در نتیجه مکرراً اشتباهات یکسانی را در پروژه‌ها مرتکب می‌شوند.

۴. تئوری‌های مدیریت پروژه در عمل به کار گرفته نمی‌شوند. این امر در روحیات و نحوه مدیریت پروژه در بسیاری از مدیران پروژه دیده می‌شود که استفاده از این تئوری‌ها را اتلاف زمان می‌دانند و از زمان به منظور تصحیح اشکالات و نواقص کار خود استفاده می‌کنند.

۵. محدوده پروژه مرتباً تغییر می‌کند.

۶. از متدولوژی‌های نامناسب و نادرست در پروژه استفاده می‌شود.

٧. نیازها در پروژه تغییرات عمده‌ای می‌کنند.

٨. ارتباطات در پروژه بسیار ضعیف است و این امر باعث خواهد شد روند اجرای فعالیت‌ها با کندی صورت گیرد.

٩. کنترل‌ها و بازرسی‌ها در پروژه ناقص انجام شده و باعث می‌شود کارهایی به غلط در پروژه انجام شده و پس ازمدتی نیاز به دوباره‌کاری باشد.


محافظت از برنامه زمانبندی در مایکروسافت پراجکت 2007

شاید در مواردی مایل باشید برنامه زمانبندی پروژه توسط برخی افراد ویرایش یا مشاهده نشود . در نرم افزارهای خانواده آفیس امکانی وجود دارد که می‌توانید رمز عبور را برای باز‌کردن ،‌ ویرایش و یا هر دوی این موارد قرار دهید.

برای گذاشتن رمز عبور بر روی برنامه زمانبندی مراحل ذیل را دنبال کنید :

١. برنامه زمانبندی پروژه را باز کنید.

٢. از منوی File گزینه Save As را انتخاب کنید.

٣. از دکمه Tools گزینه General Options را انتخاب کنید.

 

در ماکروسافت پراجکت ۲۰۰۷ در گوشه پائین در سمت چپ دکمه Tools وجود دارد.

  • در نسخه‌های قبلی ماکروسافت پراجکت گوشه بالا در سمت راست دکمه Tools وجود داشت.

۴. هنگامی که پنجره General Options بازشد :

  • چنانچه مایل به گذاشتن رمز برای باز‌کردن برنامه زمانبندی هستید در بخش Protection Password رمز عبور را وارد کنید و پس از انتخاب گزینه OK پنجره Confirm Password باز می‌شود که مجدد رمز عبور را وارد کرده و گزینه OK‌ را انتخاب کنید.
  • چنانچه می‌خواهید فرد دیگری بتواند برنامه زمانبندی را مشاهده کند ولی قادر به ویرایش و اعمال تغییرات در آن نباشد در قسمت Write Reservation Password Password رمز عبور را وارد کنید و پس از انتخاب گزینه OK پنجره Confirm Password باز می‌شود که مجدد رمز عبور را وارد کرده و گزینه OK‌ را انتخاب کنید. با استفاده از این روش در هنگام انتخاب برنامه زمانبندی در پنجره ظاهر‌شده گزینه Read Only را انتخاب کرده تا وارد برنامه زمانبندی شوید.

نکته مهم : رمز عبور را طوری انتخاب کنید که در هنگام نیاز به یاد داشته باشید.


ویرایش نماهای پیش فرض در مایکروسافت پراجکت 2007

 در مطلب قبل (به مطالب مرتبط مراجعه شود) نحوه نمایش نماهای پیش‌فرض در ماکروسافت پراجکت ۲۰۰۷ توضیح داده شد. نماهای پیش‌فرض در ماکروسافت پراجکت در برخی موارد امکان دارد با نیازهای ما تا حدود زیادی مطابقت داشته باشد ولی برای تکمیل آن باید کمی تغییرات را در آنها اعمال کرد برای انجام این مهم نیاز است نماهای پیش‌فرض را ویرایش کنیم . در ذیل مراحل انجام این کار را دنبال کنید.

1. از منوی View گزینه More Views را انتخاب نمائید.

٢. در پنجره More Views یکی از نماهای موجود را جهت ویرایش انتخاب نموده و سپس گزینه Edit را انتخاب نمائید.

3. در پنجره View Definition In ….. در قسمت :

  • Name : می‌توان نام دیگری را جهت نما وارد کرد.
  • Table‌: می‌توان از جداول MSP جدول دیگری را انتخاب نمائید.
  • Group : می‌توان گروه‌بندی اعمال شده در نما را تغییر داد .
  • Filter : می‌توان فیلتری را جهت اعمال در نما انتخاب کرد.
  • Highlight filter : با فعال نمودن این گزینه به محض انتخاب نمای مورد نظر مواردی که در حیطه فیلتر می‌باشد تغییر رنگ می‌دهد .
  • Show in menu : با انتخاب این گزینه نمای ویرایش شده در لیست نماهای منوی View‌ظاهر می‌شود.

۴. در نهایت گزینه OK را انتخاب نمائید.

 

مطالب مرتبط

نمایش نماهای پیش‌فرض در ماکروسافت پراجکت 2007


مزایای استفاده از مایکروسافت پراجکت در پروژه‌ها

ماکروسافت پراجکت ابزار‌‌های مدیریتی مناسبی برای مدیریت اثربخش و کارای پروژه‌‌‌‌ها در اختیار سازمان‌‌‌ها قرار می‌دهد. با استفاده از این ابزار می‌توان از تغییرات در پروژه مطلع شده و میزان کار،‌ زمانبندی و میزان هزینه‌‌‌‌های موجود در پروژه را کنترل، تیم کاری پروژه را هماهنگ و از گزارش‌های توانمند سیستم برای برنامه‌ریزی و مدیریت صحیح پروژه استفاده کرد.

از مزایای استفاده از ماکروسافت پراجکت ۲۰۰۷ می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:

١. مدیریت اثربخش و زمانبندی قابل درک پروژه

می‌توان با استفاده از این نرم‌افزار انتظارات واقعی از پروژه را از طریق ایجاد برنامه زمانبندی،‌ تخصیص منابع و مدیریت بودجه پروژه با اعضای تیم،‌ مدیر و با مشتریان در میان گذاشت. زمانبندی پروژه را می‌توان با ابزار‌‌‌های موجود در این نرم‌افزار برای ردیابی علل وقایع در پروژه،‌ چندین سطح برگشت به عقب   و تغییر رنگ زمینه بخش‌‌‌‌هایی از برنامه که در اثر تغییر در قسمتی از برنامه مشخص می‌شود، درک کرد.

٢. کسب بهر‌ه‌وری سریع

راهنمای پروژه رابطی بسیار مناسب برای برنامه‌ریزی گام به گام پروژه است که به انجام فرایند‌‌‌های مدیریت پروژه کمک شایانی می‌کند. این راهنما برای متدولوژی‌‌‌‌های مختلف قابل سفارشی شدن است. این راهنما به برنامه‌ریزان پروژه از طریق ایجاد یک پروژه، تعریف فعالیت و تخصیص منابع، به ‌پی‌گیری و تجزیه و تحلیل اطلاعات پروژه و گزارش نتایج حاصله کمک می‌کند. نوار ابزار‌‌‌ها، منو‌‌‌ها و دیگر ابزار‌‌‌ها به کاربران امکان ایجاد سریع چارچوب‌‌‌‌های فرایند مدیریت پروژه را فراهم می‌کند.

٣. قدرت به کارگیری اطلاعات موجود

ماکروسافت پراجکت ۲۰۰۷ به آسانی با دیگر نرم‌افزار‌‌‌های سیستم ماکروسافت آفیس یکپارچه است. می‌توان با استفاده از فعالیت‌‌‌های موجود در Excel یا Outlook برنامه زمانبندی را در نرم‌افزار ماکروسافت پراجکت ایجاد کرد. منابع سازمانی می‌توانند با استفاده از Active Directory ازMicrosoft Exchange Server  به نرم‌افزار ماکروسافت پراجکت اضافه شوند.

۴. ایجاد نمودار‌‌‌ها و جدول‌های حرفه‌ای و کارا

با استفاده از ابزاری مانند Visual Reports که بر اساس اطلاعات پروژه الگو‌‌‌هایی برای نمودار‌‌‌های Visio و جدول‌های اکسل در نرم‌افزار ماکروسافت پراجکت در اختیار کاربران قرار می‌دهد،‌ می‌توان اطلاعات پروژه را در گزارش‌ها و جدول‌های حرفه‌ای تحلیل و گزارش کرد. همچنین می‌توان الگو‌‌‌های ایجاد شده را برای استفاده دیگر کاربران در سیستم به اشتراک گذاشت و بالاخره این که می‌توان از لیست‌ موجود در الگو‌‌‌ها، یکی را انتخاب و سفارشی کرد و برای تحلیل پروژه استفاده کرد.

 

۵. ارتباط اثربخش اطلاعات

در نرم‌افزارماکروسافت پراجکت می‌توان به آسانی اطلاعات را در فرمت‌‌‌های مختلف مطابق با نیاز کاربران پروژه تهیه کرد. می‌توان فرمت‌‌‌های مختلف را برای برنامه زمانبندی تعریف و چاپ کرد. همچنین می‌توان از قابلیت Copy Picture در آفیس به راحتی اطلاعات پروژه را به سند Word، Excel‌ انتقال داد و برای ایجاد نمودار‌‌‌ها و جدول‌ها سفارشی با استفاده از نرم‌افزار PowerPoint اطلاعات را به نمایش گذاشت.


اتصال مایکروسافت پراجکت ۲۰۰۷ به سرور EPM

برای کار با سیستم مدیریت پروژه جامع اولین قدم اتصال نرم افزار ماکروسافت پراجکت ۲۰۰۷ به سرور می‌باشد برای این کار باید مراحل زیر را دنبال نمائید :

1. از منوی Tools ،‌ گزینه Enterprise Options را انتخاب نمایید.

٢. گزینه Microsoft Office Project Server Accounts را انتخاب نمایید.

٣. در پنجره زیر جهت تعریف Account جدید روی گزینه Add کلیک کنید.

4. در شکل ذیل :

  • در قسمت Account Name نام کاربری خود یا هر نام دلخواهی که مایل بودید وارد نمایید.
  • در قسمت Project Server URL آدرس سرور مربوطه را وارد نمایید.
  • در قسمت When Connecting ، قسمت Use Windows user account را انتخاب نمایید.
  • جهت راحتی کار و جلوگیری از انتخاب نام کاربری در هنگام ورود به MSP در صورت تمایل گزینه Set as default account را فعال نمایید.
  • گزینه OK را انتخاب نمائید

۵. در قسمت When starting ، گزینه Manually control connection state را انتخاب نمائید.


مزایای استفاده از پراجکت سرور در سازمان‌ها

ماکروسافت آفیس پراجکت سرور ۲۰۰۷ به رده‌های مدیریتی سازمان‌ها کمک می‌کند پروژه‌ها و منابع سازمان را به طور موثر مدیریت کنند. ماکروسافت ، پراجکت سرور ۲۰۰۷ را برای نیازهای سازمانی در جهت هماهنگی تیم کاری ،‌ استانداردسازی در مدیریت پروژه ، برنامه‌ها و مدیریت متمرکز منابع طراحی‌کرده است. پراجکت سرور ۲۰۰۷ مخزن مرکزی برای اطلاعات فراهم می‌کند که سازمان‌ها می‌توانند پروژه‌ها را تحلیل ،‌ مدیریت و گزارش‌گیری‌کنند.

با استفاده از پراجکت سرور ۲۰۰۷ سازمان می‌توان فعالیت‌‌‌‌ها را برای دستیابی به کارایی و هماهنگی بیشتر به صورت موثر مدیریت کرد. ۱۰ مزیت استفاده از پراجکت سرور ۲۰۰۷ به شرح زیر است:

١. افزایش هوش تجاری سازمان

پراجکت سرور ۲۰۰۷ امکان مشاهده عملکرد سازمانی،‌ روند پیشرفت، ‌مدیریت ریسک و تشخیص اختلافات سرمایه‌گذاری را برای مدیر پروژه فراهم می‌کند. می‌توان مانند ماکروسافت شرپوینت سرور ۲۰۰۷ از سرویس‌ گزارش‌دهی از طریق گزارش‌های تجاری مشترک، برای تسهیم اطلاعات بهره برد. اطلاعات پیش ساخته قابل گسترش‌اند و ارتباط اطلاعاتی برای ساخت برگه‌‌‌‌های امتیازدهی و داشبورد‌‌‌های مدیریتی جهت تسهیل در تصمیم‌گیری مدیران در برابر وضع پروژه‌‌‌‌های موجود و همچنین دستیابی به فرصت‌‌‌های جدید را فراهم می‌‌کند.

٢. هماهنگی و همکاری آسان

یکی از اهداف استفاده از پراجکت سرور ۲۰۰۷ اطمینان از تسهیم اهداف و فعالیت‌‌‌‌های مشترک با کارایی زیاد بین اعضای تیم یک پروژه، به ویژه در شرایطی مانند پراکندگی جغرافیایی، است.  پراجکت وب اکسس دسترسی مبتنی بر وب به اطلاعات مهم و اصلی ذخیره شده در پراجکت سرور ۲۰۰۷، تسهیم دانش،‌ همکاری یکنواخت برای تکمیل فعالیت‌‌‌ها و اقلام قابل تحویل پروژه برای به روزرسانی و تغییر آن را فراهم می‌کند.

٣. مدیریت اثربخش منابع سازمانی

بسیاری از سازمان‌‌‌ها بیش از این که به هزینه بالا و تاخیرها در اجرای یک پروژه توجه کنند، به دنبال راهی برای بالابردن کارایی و اثربخشی منابع سازمانی خود هستند. پراجکت سرور ۲۰۰۷ به مدیر پروژه کمک می‌کند به درستی  و با دقت نیاز‌‌‌ها را به صورت کارا برای توسعه منابع و برنامه‌ریزی آینده سازمان ارزیابی کند. سازمان با این روش از افراد شایسته و کارا برای انجام پروژه‌‌‌‌های مهم و ارائه خروجی‌‌‌‌های بهینه بهره‌مند می‌شود. با استفاده از پراجکت سرور می‌توان میزان در دسترس‌بودن منابع، میزان استفاده و پیشرفت کار‌‌‌ها از طریق برگه زمانی یا تایم شیت را پی‌گیری کرد.

 

۴. مدیریت صحیح چرخه حیات پروژه

یک پروژه در پراجکت سرور با پیشنهاد و ورود آن در پراجکت وب اکسس شروع می‌شود. با این ابزار می‌توان پروژه پیشنهادی را به پروژه اجرایی تبدیل، پیشرفت فعالیت‌‌‌های آن را ثبت و فعالیت‌‌‌های آن را پی‌گیری کرد. همچنین می‌توان نما‌‌‌های جامعی برای سازمان در تمام مراحل چرخه حیات پروژه برای اخذ تصمیم‌‌‌‌ها بهتر ایجاد کرد.

۵. مدیریت ساده و جامع

مدیر پروژه می‌تواند در پروژه‌‌‌‌های قدیمی از شرپوینت یا پراجکت وب اکسس استفاده کند. در صورتی که پروژه‌‌‌‌ها از نظر استراتژیک دارای اهمیت زیادی باشند می‌توان آن‌‌‌ها را برای پی‌گیری بودجه و منابع در محیط پراجکت سرور متمرکز کرد. برنامه‌‌‌‌هایی با مقیاس بزرگتر را می‌توان به راحتی به چندین زیر پروژه تقسیم و مدیریت کرد و ارتباط آن‌‌‌ها را به بهترین روش برقرار کرد.

۶. توسعه و بهبود مداوم

سازمان‌‌‌ها به طور افزایشی در حال استانداردسازی فرایند‌‌‌ها برای بهبود عملیاتی، کارایی بیشتر و مدیریت اثربخش پروژه‌‌‌‌های پیچیده هستند. پراجکت سرور ۲۰۰۷ به سازمان امکان تعریف فرایند‌‌‌های تکرارپذیر را به عنوان الگو، استفاده از بهترین الگو و فرایند‌‌‌های بهبودیافته برای جاری‌شدن در سازمان را فراهم می‌کند. مدیر پروژه می‌تواند از سیستم‌‌‌‌های جریان کار خودکار که باعث کاهش محسوس در هزینه‌‌‌‌ها، ‌سریع‌ترشدن زمان انجام کار‌‌‌ها و در نهایت افزایش کیفیت انجام فعالیت‌‌‌های پروژه می‌شود، استفاده کند.

٧. به‌کارگیری استراتژی

کارایی سازمان‌‌‌ها در انجام پروژه بدون توجه به حجم کاری بالا و ظرفیت منابع، کاهش یافته و در نتیجه باعث بروز سربار‌‌‌های اضافی،‌ از دست دادن نیروی توانمند، کاهش دانش و همچنین کاهش روحیه کارکارکنان و نارضایتی آن‌‌‌ها می‌شود. برای دست‌یابی به نگرشی منطقی در خصوص افزایش تعهد کاری و بالابردن توان منابع سازمانی در سازمان، ابزار پراجکت سرور ۲۰۰۷ با طراحی برنامه‌ای برای منابع سازمانی امکاناتی را فراهم می‌کند که اگر استراتژی سازمان در رابطه با پروژه‌‌‌‌ها مشخص باشد می‌توان با استفاده از برنامه منابع انسانی موجود، نسبت به انجام پروژه با استفاده از منابع داخلی سازمان یا برون‌سپاری پروژه اقدام کرد.

٨. استفاده از تکنولوژی موجود

ابزار پراجکت سرور ۲۰۰۷ با استفاده از Microsoft Windows Server ، Microsoft SQL Server و Windows SharePoint Services راهکاری برای استفاده از مهارت‌‌‌های سازمانی از طریق تکنولوژی‌‌‌‌های موجود فراهم می‌کند. ابزار پراجکت سرور ۲۰۰۷ شامل ابزار‌‌‌های یکپارچه‌ای با سیستم Office،‌ سیستم‌‌‌‌های ERP، پورتفولیو سرور ۲۰۰۷ است، این قابلیت‌‌‌ها استفاده از ابزار پراجکت سرور ۲۰۰۷ را به عنوان راهکاری مقرون به صرفه و ارزان فراهم کرده است.

٩. بازگشت سرمایه

ابزار پراجکت سرور ۲۰۰۷ و نرم‌افزار‌‌‌های جانبی با افزایش توان و کارایی اعضای سازمان،‌ تسریع زمان انجام فعالیت‌‌‌ها، ‌کاهش هزینه‌‌‌‌ها و بهبود مدیریت زمان در پروژه‌‌‌‌ها بازگشت مثبت سرمایه‌ای را باعث می‌شود. در مدیریت سبد پروژه‌‌‌‌های IT پراجکت سرور ۲۰۰۷ باعث کاهش ۵-۲ درصد هزینه‌‌‌‌ها، افزایش۵۰-۲۵ درصد کارایی و تخصیص ۱۵-۱۰ درصد بودجه به پروژه‌‌‌‌های استراتژیک می‌شود. بهترین عملکرد در توسعه و نوآوری و ارائه محصول جدید به بازار، استفاده و به کارگیری فرایند‌‌‌های سخت و فناوری توسعه و جستجو و کار کردن روی فعالیت‌‌‌های تجاری است که می‌تواند زمان انجام پروژه را تا ۳۰ درصد کاهش دهد.

١٠. راهکار مدیریت پروژه جامع

با استفاده از راهکار مدیریت پروژه جامع و ابزار‌‌‌های مدیریت سبد پروژه‌‌‌‌ها و با توجه به هماهنگی پراجکت سرور با دیگر ابزار‌‌‌ها و نرم‌افزار‌‌‌ها، می‌توان از ابزار Project Portfolio Server 2007 برای تکمیل پراجکت سرور ۲۰۰۷ استفاده کرد. مدیر پروژه با استفاده از این راهکار، می‌تواند از تصمیم‌‌‌‌های استراتژیک و هماهنگ با اهداف تجاری مطلع شده و به بازگشت سرمایه بیاندیشد.


نمایش نماهای پیش‌فرض در مایکروسافت پراجکت 2007

نماها نوعی از جداول MSP می‌باشند که با استفاده از فیلترها ، جداول موجود در MSP و گروه‌بندی‌های موجود قابل دسترسی می‌باشند . نماها همراه با جداول MSP فضایی را جهت نمایش اطلاعات مورد نظر فراهم می‌کند. به عبارت دیگر نماها ترکیبی از چندین نما می‌باشند که در حالت کاربردی از جدول و فیلتر تشکیل شده است . از نماها برای کار با اطلاعات در فرمتهای متنوع استفاده می‌شود . نماهای نرم افزار MSP برای فعالیتها ، منابع و … وجود دارد.

سه نوع نما در MSP‌ وجود دارد :

  1. جدول و گراف
  2. صفحه
  3. فرم

١. از منوی View یکی از نماهای موجود را انتخاب نمائید . با این کار یکی از نماهای موجود نمایش داده می‌شود.

٢. جهت رویت تمامی نماهای موجود و انتخاب یکی از آنها از منوی View گزینه More Views را انتخاب نمائید.

٣. در پنجره More Views یکی از نماهای موجود را بر حسب نیاز به نمایش اطلاعات خاص انتخاب نموده و سپس گزینه Apply‌ را انتخاب نمائید.

در مطالب آتی راجع به نماها مطالب بیشتری را دنبال کنید.


انواع فعالیت‌ها در مایکروسافت پراجکت

در مباحث کنترل پروژه فعالیتها به سه دسته تقسیم می‌شوند :

  1. فعالیت (Task) : اکثر فعالیت‌های MSP از نوع Task می‌باشند فعالیت‌هایی که در سطح اجرا یا به عبارتی در پایین‌ترین سطح هستند را Task می‌نامند.( این نوع فعالیت همان است که در گانت وارد شده و درصدهای اجرایی را به خود اختصاص می‌دهد )
  2. فعالیت‌های مادر ( Summary Task ) : در MSP فازهای پروژه را به نام Summary Task یا فعالیت‌های مادر نامگذاری می‌کنند. فعالیت‌های مادر ترکیبی از فعالیت‌هایی هستند که در سطح پایین‌تر از آنها قرار می‌گیرند. مدت زمان Summary Task ها بر اساس زمان تقدم و تاخر فعالیت‌های Task زیر مجموعه آنها تعیین می‌شود.
  3. فعالیت‌های مایلستون (Milestone) : فعالیت‌هایی هستند که دارای زمان صفر می‌باشند و برای نشان‌دادن شروع و پایان پروژه و پایان فازهای اصلی و همچنین نقاط کلیدی پروژه که دارای اهمیت خاصی هستند استفاده می‌شود.

 

 


ورود اتوماتیک به ویندوز سرور ۲۰۰۳

در وبلاگ یکی از همکاران در حوزه شرپوینت مطلبی جالب و کاربردی در زمینه Windows Server مشاهده کردم که لازم دیدم آن مطلب را در وبلاگ مجدداً عنوان کنم شاید برای عزیزانی که مایل به استفاده از آن هستند مفید واقع شود.

همانطور که می‌دانید برای ورود به ویندوز سرور لازم است حساب کاربری و رمز عبوری برای ورود به سیستم داشته باشید که این امر باعث امنیت سیستم خواهد شد. ولی برای افرادی که از سیستم‌های مجازی مانند Microsoft Virtual PC ، VMware Workstationو … استفاده می‌کنند داشتن Username  و Password زیاد ضروری نیست و مایل هستند به سرعت وارد سیستم شوند.

برای ورود خودکار به ویندوز سرور در ذیل مراحل انجام این کار را دنبال کنید :

۱٫ با استفاده از دکمه Start گزینه Run را انتخاب کنید. ( همچنین می‌توانید از کلیدهای windows key+r نیز استفاده کنید)

۲٫ در پنجره Run عبارت Regedit را وارد‌کرده و Ok را انتخاب‌کنید.

۳٫ در پنجره Registry Editor وارد مسیر ذیل شوید

HKEY_LOCAL_MACHINE>SOFTWARE>Microsoft>Windows NT>CurrentVersion>Winlogon

 4. در بخش سمت راست پنجره Registry Editor باید برخی نام‌ها و مقادیر آن را چک کنید. در بین نام‌های موجود عناوین ذیل را پیدا‌کنید .

AutoAdminLogon, DefaultPassword , DefaultUsername

5. اگر تمامی عناوین یا برخی از آنها وجود نداشتند در فضای خالی سمت راست پنجره Registry Editor کلیک راست کرده و از New گزینه String Value را انتخاب کرده و هر کدام از عناوین مورد نظر را وارد کنید.

بر روی هر کدام از عناوین AutoAdminLogon, DefaultPassword , DefaultUsername دوبار کلیک کرده و مقادیر را به ترتیب وارد کنید.

مقدار AutoAdminLogon  را برابر ۱ قرار دهید

DefaultPassword : رمز عبور کاربر ( به طور مثال : pass123 )

DefaultUsername : حساب کاربری فردی که وارد می‌شود ( به طور مثال : Administrator )

پس از انجام مراحل فوق سیستم را یکبار Restart کرده و از این بعد برای ورود به سیستم دیگر نیازی به Username  و Password نمی‌باشد.

 


برچسب‌ها: ویندوز سرور
ویژگی‌‌‌‌های راهکار مدیریت پروژه سازمانی

در مطالب قبلی با راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت (EPM) تا حدودی آشنا شدید در این پست با ویژگی‌های این راهکار مایکروسافت آشنا می‌شوید

راهکار مدیریت پروژه سازمانی یکی از محصولات شرکت مایکروسافت و شامل ویژگی‌‌‌‌های زیر است :

1.       سهولت استفاده و کیفیت بالا در سطح استاندارد‌‌‌های مایکروسافت

2.       قابلیت سفارشی‌سازی و سهولت دسترسی به اطلاعات تخصصی به عنوان یک محصول شناخته شده‌ جهانی

3.       هماهنگی مناسب با سایر محصولات مایکروسافت مانند Windows، Office و SharePoint

4.       قابلیت ذخیره‌سازی پروژه‌‌‌‌ها و منابع اطلاعاتی در پایگاه داده ‌به صورت متمرکز

5.       دسترسی آسان اعضای تیم به وظایف محوله در پروژه‌‌‌‌ها از طریق اینترنت توسط یک رابط کاربر پسند

6.       امکان ردیابی و نظارت کلیه فعالیت‌‌‌های یک پروژه توسط مدیران پروژه

7.       گزارش‌‌‌های متنوع مدیریتی از کلیه پروژه‌‌‌‌ها، منابع سازمان و امکان تعریف سطوح دسترسی

8.       دارا بودن سیستم کاربرگ جهت ثبت کارکرد اعضای تیم توسط خودشان روی فعالیت‌‌‌های جاری و پروژه‌ای

9.       امکان محاسبه هزینه تمام شده پروژه‏‌‌‌ها با استفاده از عملکرد واقعی اعضای تیم و منابع دیگر روی پروژه‌‌‌‌های مختلف

10.   امکان برنامه‌ریزی مناسب‏تر منابع انسانی از طریق بررسی میزان وظایف اعضاء در پروژه‌‌‌‌های مختلف

11.   فراهم‌کردن امکان همکاری بهتر اعضای تیم پروژه با استفاده از سایت پروژه‌‌‌‌ها و کمک در ثبت و نگهداری اقلامی مانند مستندات پروژه، اعلانات، وقایع، مشکلات پروژه و...

مطالب مرتبط :

 

آشنایی با راهکار مدیریت پروژه سازمانی ماکروسافت (EPM)


ایجاد پروژه جدید در پریماورا (P3)

برای ایجاد پروژه جدید در نرم افزار Primavera Project Planner بهتر است ابتدا فولدری برای نگهداری فایل‌های پروژه ساخته و سپس اقدام به ایجاد پروژه نمائید.

ساخت فولدر ذخیره‌سازی فایل‌ پروژه

1.       وارد فولدر P3WIN در کامپیوتر شوید چنانچه نرم افزار را در درایو C نصب کرده باشید پس از ورود به درایو C‌ فولدر را مشاهده می‌کنید.

2.       در این فولدر 4 فولدر دیگر مشاهده می‌کنید.

 

 

3.       فولدر Projects را بازکنید .

4.       فولدر جدیدی با نام دلخواه جهت نگهداری فایل‌های پروژه ایجاد کنید.

 ایجاد پروژه

١. از منوی File گزینه New را انتخاب کنید.

 


آشنایی با راهکار مدیریت پروژه سازمانی مایکروسافت (EPM)

با توسعه روزافزون جوامع بشری نیاز سازمان‌‌‌ها به استفاده از ابزار‌‌‌های کاربردی جهت مدیریت بهتر پروژه‌‌‌‌ها احساس می‌شود. در گذشته پروژه‌ توسط مدیر پروژه تعریف و پس از تخصیص منابع مورد نیاز، پروژه آماده اجرا می‌شد. پس از شروع اجرای پروژه مدیر یا شخصی که به نیابت از وی کار تنظیم برنامه زمانبندی را انجام می‌داد با ورود اطلاعات واقعی (این اطلاعات توسط منابع در فرم‌‌‌های استاندارد تکمیل شده است) در گانت، کار به‌روزآوری را انجام داده و با استفاده از اطلاعات موجود، نمودار‌‌‌ها و جدول‌ها مورد نیاز جهت گزارش‌دهی از پروژه را تنظیم می‌کرد.

راهکار مدیریت پروژه سازمانی (Enterprise Project Management ) که به اختصار EPMنامیده می‌شود، راهکار نرم‌افزاری شرکت مایکروسافت است و تا‌کنون چندین نسخه از این مجموعه وارد بازار شده و در این میان نسخه EPM2007 جایگاه وی‍ژ‌‌‌ه‌ای دارد و مدت کوتاهی است که نسخه ۲۰۱۰ آن نیز روانه بازار شده است و از قابلیت‌ها و امکانات بسیاری برخوردار است.

راهکار مدیریت پروژه سازمانی (EPM) یک محیط مشارکتی و یکپارچه پروژه و سبد پروژه ‌ها می‌باشد. راهکار EPM به سازمان کمک می‌کند که در انجام کارها دید و شفافیت و در نتیجه کنترل پیدا کند. که این امر باعث بهبود تصمیم‌گیری شده و ارتباط و هماهنگی با استراتژی کسب و کار را بهبود داده و یکپارچگی منابع را افزایش می‌دهد. همچنین امکان سنجش کارایی عملکرد را برای سازمان میسر می‌کند. با استفاده از راهکار EPMمی‌توانید به طور موثر پروژه‌ها و منابع را مطابق نیاز سازمان مدیریت و اولویت‌بندی‌کنید.

منتظر مطالب بیشتری در خصوص EPM در پست‌های بعدی باشید.


غیر‌فعال‌کردن فعالیت در مایکروسافت پراجکت ۲۰۱۰

احتمالاً در برنامه زمانبندی پروژه زمانی بوده که نیاز داشته باشید فعالیت‌هایی را در برنامه غیرفعال کنید. با استفاده از قابلیت Inactivating Task فعالیت‌ها غیر‌فعال‌شده ولی همچنان در برنامه زمانی پروژه باقی می‌مانند و تاثیری در میزان در دسترس بودن منابع ، برنامه زمانی پروژه یا زمانبندی سایر فعالیت‌های پروژه ندارند.

نکته مهم : غیر فعال‌کردن فعالیت‌ها فقط در نسخه Project Professional ( ماکروسافت از زمانی که سیستم مدیریت پروژه خود را که  به اختصار EPM نامیده می‌شود روانه بازار کرد دو نسخه از ماکروسافت پراجکت با نام‌های Microsoft Project Standard و Microsoft Project Professional  را عرضه کرد که نسخه Professional برای استفاده سازمانی و در راهکار EPM ماکروسافت استفاده می‌شود و دارای قابلیت‌های استفاده سازمانی می‌باشد) امکان‌پذیر می‌باشد.

نکته مهم : غیر فعال‌کردن فعالیت‌ها به دلیل اینکه اثرات غیرقابل منتظره‌ای بر روی زمانبندی فعالیت‌های باقیمانده دارد راه مناسبی برای آرشیو فعالیت‌های تمام‌شده نیست.

 

غیرفعال کردن فعالیت

1. در تب View در گروه Task Views گزینه Gantt Chart را انتخاب کنید.

 

 

 

 

2. در بخش جدولی نما تعداد فعالیت‌هایی را که می‌خواهید غیر‌فعال کنید را انتخاب کنید.

3. در تب Task در گروه Schedule گزینه Inactivate را انتخاب کنید.

 

 

 

 

 

۴..فعالیت غیر‌فعال شده در لیست فعالیت‌های برنامه زمانبندی باقی می‌ماند ولی متن فعالیت کمرنگ‌شده و خطی بر روی فعالیت ظاهر می‌شود.

برای فعال‌کردن مجدد فعالیت غیرفعال ، آن را انتخاب کرده و سپس گزینه Inactivate را انتخاب کنید.


Project summary Task در مایکروسافت پراجکت ۲۰۱۰

 همانطور که می‌دانید Project Summary Task نام پروژه است که فعالیت‌های دیگر پروژه زیرمجموعه آن قرار دارد. در نرم‌افزار ماکروسافت پراجکت اضافه‌کردن فعالیت اصلی سطح بالا (Top-level summary task) برای جمع‌آوری اطلاعات پروژه کار بسیار ساده‌ای است. این سطح از پروژه این امکان را برای شما فراهم می‌کند که زمان کل پروژه ، تاریخ‌های شروع و پایان پروژه و همچنین سایر اطلاعات پروژه مانند هزینه فعالیت‌ها و میزان کار انجام‌شده در پروژه و … را مشاهده کنید.

نمایش Project summary task در برنامه زمانبندی

1.  از تب Task یا Resource  در بخش View گزینه Gantt Chart را انتخاب کنید.

2. در نمای گانت چارت در تب Format و در گروه Show/Hide چک باکس گزینه Project Summary Task را فعال کنید.